Tras la lectura de varias normativa que regulan cómo debe implementarse un Sistema de Gestión, de igual sobre qué ámbito de la organización, se pueden observar varias similitudes. Sin embargo, la más importante de ellas es más simple de todas: el ciclo de vida del Sistema de Gestión debe estar documentado completamente, desde su implantación hasta el proceso de mejora.

Desde un Sistema de Calidad hasta un Sistema de Seguridad de la Información, pasando por Sistemas de Prevención de Blanqueo de Capitales. Todos ellos mencionan la gestión documental. Esto supone dos procesos:

  1. Documentar, paso por paso, los procedimientos que se deben llevar a cabo dentro de la organización
  2. Registrar y monitorizar los resultados obtenidos.

Sistema de gestión documental y su puesta en marcha

Esto se realiza por varios motivos:

  • Control de la organización: A través de la documentación, se está recogiendo los roles y responsabilidades que cada uno de los participantes tendrá. Así, todos sabrán cómo actuar y a quién acudir en las diferentes situaciones que puedan producirse. Además, los objetivos a conseguir serán conocidos por todos, lo que permitirá remar en la misma dirección. Esto también es de utilidad en el sentido inverso. Es decir, se registrará quién, cómo, cuándo y ante que circunstancias se han realizado las actividades de la organización.
  • Mejora continua: La mejora continua es una de las principales características que definen un Sistema de Gestión. No solo se debe asegurar que llevan a cabo los procesos necesarios, sino que debe analizarse cómo mejorarlos. La documentación juega aquí un papel fundamental, ya que permite conocer los puntos débiles del sistema; así como actualizar aquellos puntos que ya estén desfasados o sean ineficientes.

Asimismo, será de gran ayuda para la realización de las auditorías necesarias. Por un lado, porque permite a los auditores conocer si, desde un punto de vista teórico, el sistema cumple con los requisitos requeridos. Por otro lado, porque del análisis de los resultados registrados se puede deducir el grado de eficacia del mismo.

En Key Auditors somos expertos en Sistema de Gestión de Calidad, Prevención de Blanqueo de Capitales, Seguridad de la Información o Privacidad, entre otros. Por ello, podemos ayudarte a implantar un proceso de documentación adecuado a tu entidad, lo que se traducirá en los beneficios anteriormente reflejados y muchos más.

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