El Manual es el documento que contiene la descripción del Modelo de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBCFT) que implantan los sujetos obligados, con el fin de cumplir las exigencias legales impuestas por la Ley 10/2010 de PBCFT. Tiene como objetivo la efectiva gestión del cumplimiento de la legislación vigente en PBCFT, y normas de control interno y comunicación, de forma eficaz, rápida, coordinada y segura.
¿Cuáles son los contenidos del Manual?
En virtud del artículo 26.1 LPBCFT y 33 RLPBCFT, el Manual de PBCFT de los sujetos obligados debe contener:
- Una Política de Admisión de Clientes.
- Procedimiento de medidas de diligencia debida, la cual debe estar actualizada en virtud de los cambios en el desarrollo de la actividad de la empresa.
- Procedimiento de aplicación de estas medidas de diligencia debida, es decir, que lleven la teoría a la práctica.
- Listado de operaciones susceptibles de estar vinculadas con el BC/FT en las diferentes áreas de negocio del sujeto obligado y su correspondiente revisión periódica.
- Establecimiento de un procedimiento de comunicación de aquellas operaciones que puedan estar relacionadas con BC/FT.
- Procedimiento de examen especial de operaciones que presenten indicios o riesgos en materia de BC/FT.
- La descripción detallada, funciones y procedimientos del Órgano de Control Interno.
- Formación del personal en materia de PBCFT.
- Medidas que verifiquen que el personal, representantes y agentes de la empresa cumpla efectivamente la Política de PBCFT.
- En su caso, los requisitos y criterios de contratación de agentes o mediadores.
- Verificación periódica de la adecuación y eficacia de las políticas de PBCFT, establecidas en la empresa.
- Procedimiento de conservación de documentos, para garantizar su adecuada gestión e inmediata disponibilidad.
¿Por qué es importante registrar las actualizaciones?
Siguiendo las Recomendaciones de Control Interno del SEPBLAC, es de vital importancia que los sujetos obligados lleven un registro de las sucesivas actualizaciones realizadas. En dicho registro se debe detallar las modificaciones llevadas a cabo, las causas que las motivaron y con sus correspondientes fechas, para facilitar el seguimiento de los cambios que se vayan incorporando en el Manual.
La actualización del Manual es de vital importancia porque se trata de la guía interna que permite al sujeto obligado cumplir con la normativa. Y es que no tiene ningún valor definir procedimientos y políticas, así como las normas internas que tienen que cumplirse en una organización y que no se lleven a cabo en la práctica. De esta forma, la normativa interna de una entidad tiene que ser el reflejo de las características y del contexto de la compañía, debiendo configurarse como un documento dinámico y adaptable a los cambios.
El análisis de riesgos como base del Modelo de PBCFT
Asimismo, desde KEY AUDITORS consideramos que los sujetos obligados deben tener un Manual de PBCFT actualizado, en el que se vea reflejado su contexto actual, las novedades normativas, los cambios en sus órganos de control, nuevos productos o canales de contratación, etc. Además, la base de todo Modelo de PBCFT debe ser el análisis de riesgos realizado, en función de las características de la compañía, actividades, clientes y ámbitos de actuación. Esto permite aplicar el enfoque orientado al riesgo exigido en la normativa vigente y por las autoridades nacionales e internacionales, como el GAFI.
En todo caso, cabe destacar que, aunque inicialmente una empresa puede considerar que su nivel de riesgo es bajo, pueden darse cambios en su contexto que incrementen estos niveles. Por eso resulta vital importancia realizar con carácter periódico el análisis de riesgos del sujeto obligado, así también lo recoge el artículo 26.5 de LPBCFT.
En definitiva, consideramos que al igual que los médicos requieren analíticas para poder realizar el seguimiento efectivo de determinadas patologías, los sujetos obligados necesitan revisiones y exámenes externos para conocer el estado de su Modelo de PBCFT. Como la primera entidad acreditada por ENAC para la realización de auditorías de PBCFT, KEY AUDITORS puede ayudar a los sujetos obligados a cumplir con sus obligaciones legales y garantizar la adecuada actualización del Manual y normativa interna de PBCFT.
Así, los sujetos obligados se aseguran un adecuado nivel de control y gobernanza, cumpliendo con la obligación de ser auditados externamente y que se revisen sus políticas y procedimientos, con las máximas garantías de calidad e independencia.
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